Jak pisać służbowe maile?

W dzisiejszych czasach korespondencja mailowa jest zdecydowanie powszechniejsza od tradycyjnej. Nawet osoby stroniące od innych komunikatorów zmuszone są w pracy zawodowej do korzystania z tej drogi kontaktu z kontrahentami i współpracownikami. Warto jednak wiedzieć, że o ile korespondencja prywatna nie podlega prawie żadnym wymogom, tak ta, która dotyczy spraw służbowych, wymaga od nas przestrzegania określonych zasad.

Jak powinny wyglądać służbowe maile?
Teoretycznie, najważniejsze jest to, co chcemy przekazać, a nie sposób, w jaki to zrobimy. Tyle tylko, że to błędne myślenie, bo w tym przypadku etykieta jest bardzo ważna. Musimy o niej pamiętać, jeśli chcemy zachowywać się w sposób profesjonalny. Zacznijmy od odpowiedniego adresu skrzynki. Wyobraź sobie, że aplikujesz o pracę znalezioną na Pracuj.pl z adresu misia123@całuski. Czy myślisz, że ktokolwiek potraktuje cię poważnie i zobaczy w tobie potencjalnego pracownika? Rekrutrzy, którzy otrzymują maila z takiej skrzynki, z pewnością nie zaproszą cię na rozmowę i wymarzona praca będzie dla ciebie stracona, choćbyś nawet miała wysokie kwalifikacje.

Zwracaj uwagę, do kogo piszesz
Nie ma nic bardziej denerwującego, niż mail zupełnie niedostosowany do odbiorcy, choćby ze względu na jego płeć. Jeśli odpowiadasz na oferty pracy, zwracaj uwagę, czy piszesz do Pana, czy do Pani. Jeśli nie sprawdzimy, do kogo adresowana jest wiadomość, nie piszmy Szanowny Panie czy na odwrót. Poświęćmy czas na dostosowanie treści, bo od razu zostaniemy skreśleni i przeprosiny nam nie pomogą.

Początek i koniec
Do osób obcych, zwracamy się Szanowny Panie, a jeśli piszemy na adres ogólny firmy Szanowni Państwo. Jakiekolwiek inne formy są nie do przyjęcia. Po dłuższej współpracy możemy sobie pozwolić na dopisanie imienia po tej formule. Najbezpieczniejszym zakończeniem będzie stwierdzenie Z poważaniem. Pozdrowienia pozostawiamy dla bliskich współpracowników.

Zwracaj uwagę na drobiazgi
Emotiki, które są zabawne w prywatnej korespondencji, w tej służbowej są zupełnie nie na miejscu. Mogą zostać źle zrozumiane, bo podczas gdy tobie wydaje się, że jesteś sympatyczna i otwarta, odbiorca ma prawo poczuć, że jest traktowany w sposób niepoważny. Pamiętaj także, że twój przełożony ma prawo poprosić o wydruki korespondencji służbowej, a wówczas zabawne emotiki mogą wręcz okazać się problemem. Na takie obrazki czy zapiski można sobie pozwolić tylko z naprawdę bliskim współpracownikami i tylko wówczas, gdy jest to korespondencja wewnętrzna.